Kun yrityksellä on kymmeniä trukkeja useassa toimipisteessä, huolellisesti tehty trukkihuollon tarjouspyyntö ratkaisee pitkälti, paljonko kalusto maksaa ja kuinka paljon se seisoo seuraavat 3-5 vuotta. Tämä artikkeli on tarkoitettu hankinnasta, logistiikasta tai kunnossapidosta vastaavalle, jonka pöydälle on tullut tehtävä kilpailuttaa koko trukkikaluston huolto. Hyvä tarjouspyyntö tuottaa tarjouksia, joita voi oikeasti verrata keskenään. Huonosti tehdyssä halvin hinta osoittautuu usein kalleimmaksi jo ensimmäisenä talvena.
Mitä huolellinen tarjouspyyntö säästää
Ison yrityksen kalustossa on yleensä paljon erilaisia koneita. Tampereen tuotantolaitoksella voi olla 5-10 tonnin dieselkäyttöisiä vastapainotrukkeja, Vantaan jakelukeskuksessa kapeakäytävätrukkeja ja orderpickereitä ja satamassa Kalmarin raskaita terminaalitrukkeja. Kun kaikki kirjataan samaan pyyntöön yhtä tarkasti, huoltoyritykset hinnoittelevat saman työn. Silloin eroja voi verrata euroina eikä arvailemalla.
Rahassa erot ovat isoja. Sopimushuolto maksaa tyypillisesti 1 500-3 000 € trukkia kohden vuodessa, joten 60 trukin kalustossa halvimman ja kalleimman tarjouksen ero voi olla jopa 90 000 € vuodessa. Ero voi myös olla pelkkää näennäistä säästöä, jos halvemmasta tarjouksesta puuttuvat varaosat, kenttähuollon matkakulut tai vuositarkastukset.
Kaluston kartoitus ennen trukkihuollon tarjouspyyntöä
Kokenut kunnossapitopäällikkö aloittaa laiterekisteristä eikä tarjouspyyntöpohjasta. Jokaisesta trukista tarvitaan vähintään nämä tiedot:
Merkki, malli ja valmistusvuosi (esim. Linde, Toyota, Jungheinrich, Rocla)
Nostokyky ja käyttövoima – sähkö, diesel tai kaasu
Käyttötunnit vuodessa ja onko trukki yksi-, kaksi- vai kolmivuorokäytössä
Sijainti paikkakunnittain ja sisä- tai ulkokäyttö
Akkutyyppi sähkötrukeissa: lyijyakku vai litiumakku
Käyttötunnit ovat tärkein yksittäinen tieto. Kolmessa vuorossa ajettu sähkötrukki voi kerryttää yli 4 000 tuntia vuodessa, ja yhdessä vuorossa samaa mallia ajetaan ehkä 1 000 tuntia. Kulumisen ja huoltovälien takia näiden kahden hinta ei voi olla sama. Ulkona talvella käytettävät trukit kannattaa merkitä erikseen. Pakkanen heikentää akkujen suorituskykyä, ja suola kuluttaa jarruja ja hydrauliikkaliitoksia. Pohjois-Suomen yksiköillä tämä näkyy huoltotarpeessa selvästi.
Mitä palvelun sisällöstä pitää kirjata
Tarjouspyynnössä pitää kertoa tarkasti, mitä hintaan sisältyy. Määräaikaishuollot tehdään valmistajan huoltovälien mukaan, ja trukin lakisääteinen vuositarkastus kuuluu valtioneuvoston asetuksen 403/2008 piiriin. Tarkastuksen saa tehdä vain pätevä tarkastaja, ja yleisesti se maksaa 200-500 € trukilta. Kirjaa myös, hoitaako palveluntarjoaja tarkastusten dokumentoinnin ja säilyttääkö se pöytäkirjat sähköisesti. Työsuojelutarkastaja voi pyytää ne nähtäväksi.
Vasteaika kannattaa määritellä trukkiluokittain. Lastauslaiturin ainoalle vetomestarille voidaan vaatia neljän tunnin vaste, mutta varalla olevalle haarukkavaunulle seuraava arkipäivä riittää. Pyydä hinta erikseen myös kulutusosille: renkaille, haarukoille, ketjuille ja ohjaushihnoille. Ne ovat usein se kohta, jossa laskut kasvavat sopimuksen ulkopuolella.
Hinnoittelumalleja on kolme. Vaihtoehdot ovat pelkkä tuntiveloitus, huoltosopimus jossa korjaukset laskutetaan erikseen, tai täyspalvelusopimus, joka kattaa huollot, vuositarkastukset, varaosat ja työn. Pyydä tarjous vähintään kahdella mallilla, jotta näet, mitä riskin siirtäminen palveluntarjoajalle maksaa.
Merkkihuolto vai monimerkkihuolto
Jos kalusto on pääosin yhden valmistajan, esimerkiksi Toyotan tai Linden, valtuutetulla huollolla on yleensä paras varaosasaatavuus ja diagnostiikkaohjelmat. Sekakalustossa monimerkkihuolto on usein järkevämpi, kunhan se pystyy osoittamaan osaamista jokaisesta merkistä. Rocla kuuluu nykyään Mitsubishi Logisnext -konserniin, mikä vaikuttaa varaosakanaviin. Kalmarin raskaat satamatrukit vaativat oman erikoisosaamisensa. Pyydä tarjoajilta mekaanikkojen määrä kullakin paikkakunnalla ja selvitys siitä, millä merkeillä heillä on valtuutus.
Myytti: halvin tuntihinta tarkoittaa halvinta huoltoa
Yleinen ajatus on, että 75 €:n tuntihinta on aina parempi kuin 95 €:n. Isossa kalustossa näin käy harvoin. Jos edullisempi huolto ajaa paikalle 120 kilometrin päästä ja veloittaa matka-ajan, tai mekaanikolla ei ole valmistajan diagnostiikkalaitetta, yksi vika voi viedä kaksi käyntiä yhden sijaan. Seisova trukki maksaa varastossa enemmän kuin huoltotunti. Vertaa siksi kokonaiskustannusta trukkia kohden vuodessa, käyttöasteeseen sidottuna.
Yleisimmät virheet tarjouspyynnössä
Hinta pyydetään ilman sisällön määrittelyä. Jos pyydetään vain ”huoltosopimus 60 trukille”, jokainen tarjoaja tulkitsee sisällön eri tavalla. Lopputuloksena on kolme tarjousta, joita ei voi verrata.
Vastuut jäävät epäselviksi. Huoltosopimus ei siirrä työnantajan vastuuta. Työturvallisuuslain 738/2002 mukaan työnantaja vastaa siitä, että trukit ovat turvallisia ja että kuljettajilla on kirjallinen käyttölupa ja riittävä perehdytys. Kirjaa selvästi, kuka seuraa tarkastusaikatauluja ja kuka poistaa viallisen trukin käytöstä.
Irtautumisehdot puuttuvat. 3-5 vuoden sopimuksessa pitää olla mittarit, kuten vasteajan toteutuminen ja ensikäynnillä korjattujen vikojen osuus, sekä oikeus irtisanoa sopimus, jos tavoitteet eivät täyty.
Rajaa hankinta myös oikein. Trukkihuolto on erikoistunut teollisuus- ja varastotrukkeihin ja niiden lakisääteisiin tarkastuksiin. Henkilöautojen huolto kuuluu autokorjaamoille, maatalouskoneet traktorihuolloille, moottorin koneistus moottorikoneistamoille ja kiinteistöjen yleishuolto kiinteistöhuoltoyrityksille. Jos kaikki niputetaan samaan pyyntöön, parhaat trukkihuollot eivät välttämättä jätä tarjousta lainkaan.
Tarjousten vertailu ja pisteytys
Ammattimainen vertailu pisteyttää muutakin kuin hinnan. Toimiva jako on esimerkiksi hinta 40-50 %, vasteaika ja paikallinen kattavuus 20-30 %, raportointi ja huoltohistorian järjestelmä 10-15 % sekä referenssit vastaavan kokoisista kohteista loput. Julkisen sektorin organisaatioiden pitää noudattaa hankintalakia, ja silloin vertailuperusteet on julkaistava jo tarjouspyynnössä.
Pyydä ennen päätöstä 2-3 referenssiä ja soita niihin itse. Kysy erityisesti, miten huolto toimi tammi-helmikuussa, kun pakkanen kuormittaa akkuja ja ulkotrukkeja. Huoltosopimusten hinnoittelu ja kattavuus kannattaa käydä läpi myös neuvotteluvaiheessa, koska avoimet kohdat on helpointa sopia ennen allekirjoitusta.
Huoltosopimus ei korvaa päivittäistä valvontaa. Trukit aiheuttavat paljon työpaikkatapaturmia, ja aluehallintovirastojen (AVI) työsuojelu valvoo niiden käyttöä. Jos trukki kaatuu tai joku loukkaantuu, soita heti hätänumeroon 112 ja ilmoita työtapaturmasta työnantajalle ja työsuojeluviranomaiselle.
UKK
Kuinka pitkä sopimuskausi trukkihuollon tarjouspyyntöön kannattaa määrittää?
Yleisin kausi on 3 vuotta ja mahdollisesti 1-2 optiovuotta. Lyhyempi kausi nostaa hintaa, koska palveluntarjoaja ei ehdi hyötyä kaluston tuntemisesta. Pidempi kausi ilman irtisanomisehtoja on riski tilaajalle.
Kuuluuko vuositarkastus huoltosopimukseen?
Ei automaattisesti. Täyspalvelusopimuksissa se on yleensä mukana, mutta perushuoltosopimuksissa se laskutetaan usein erikseen, tyypillisesti 200-500 € trukilta. Kirjaa asia tarjouspyyntöön, ettei siitä jää epäselvyyttä.
Voiko eri paikkakuntien huollot kilpailuttaa erikseen?
Voi, ja se on usein järkevää. Jos tarjouspyyntö jaetaan alueellisiin osiin, myös paikalliset huoltoyritykset voivat tarjota esimerkiksi pelkästään Oulun tai Turun yksikölle. Hinta voi tällöin olla alempi kuin yhdellä valtakunnallisella sopimuksella.
Yhteenveto
Hyvä tarjouspyyntö vaatii ennen kaikkea pohjatyötä. Kartoita kalusto ja käyttötunnit, kirjaa palvelun sisältö ja vasteajat trukkiluokittain ja pyydä hinta vähintään kahdella hinnoittelumallilla. Vertaa tarjouksia kokonaiskustannuksen ja käyttöasteen perusteella, ei tuntihinnan. Kun lakisääteiset tarkastukset, vastuut ja irtautumisehdot on kirjattu selvästi, sopimus kestää myös ensimmäisen talven.